Contexte
Distributeur régional avec 600 clients B2B et environ 200 commandes par jour. Les commandes arrivaient par e-mail, par WhatsApp et sous forme de bons de commande PDF, dans trois formats différents. Quatre personnes passaient leurs matinées à les ressaisir dans l’ERP.
Le problème
Chaque commande prenait environ quatre minutes à saisir. Multiplié par 200, cela fait plus de 13 heures par jour. Les erreurs de saisie provoquaient des livraisons erronées environ deux fois par semaine, et le retard du matin repoussait le chargement des camions jusqu’à 11 h.
Ce que nous avons construit
Nous avons construit un pipeline n8n qui lit chaque e-mail entrant et ses pièces jointes, extrait les lignes de commande avec un modèle de langage, fait correspondre clients et produits avec l’ERP, vérifie le stock et crée la commande. Tout ce qui est ambigu part dans une file de révision sur une page web simple, avec validation en un clic.
Les confirmations sont renvoyées au client par e-mail ou WhatsApp, et un tableau de bord affiche en temps réel les commandes du jour, les exceptions et l’état du chargement.
Ce que nous avons appris
La file de révision a été la clé. Viser 100 % d’automatisation aurait pris des mois ; 85 % d’automatique plus un contrôle humain de deux secondes a été livré en quatre semaines, et l’équipe lui fait davantage confiance.