السياق
موزع جهوي مع 600 عميل من الشركات ونحو 200 طلب يومياً. كانت الطلبات تصل عبر البريد الإلكتروني وWhatsApp وكأوامر شراء PDF، بثلاثة تنسيقات مختلفة. أربعة أشخاص يقضون صباحاتهم في إعادة إدخالها في نظام ERP.
المشكلة
كان إدخال كل طلب يستغرق نحو أربع دقائق. مضروبة في 200، أي أكثر من 13 ساعة يومياً. أخطاء الإدخال تسببت في تسليمات خاطئة مرتين في الأسبوع تقريباً، والتراكم الصباحي أخّر تحميل الشاحنات حتى الساعة 11 صباحاً.
ما بنيناه
بنينا خط معالجة على n8n يقرأ كل بريد إلكتروني وارد ومرفقاته، ويستخرج بنود الطلب بنموذج لغوي، ويطابق العملاء والمنتجات مع نظام ERP، ويتحقق من المخزون، وينشئ الطلب. أي حالة ملتبسة تذهب إلى قائمة مراجعة في صفحة ويب بسيطة مع زر موافقة بنقرة واحدة.
تُرسل التأكيدات إلى العميل بالبريد الإلكتروني أو WhatsApp، وتعرض لوحة تحكم طلبات اليوم والاستثناءات وحالة التحميل في الوقت الفعلي.
ما تعلّمناه
كانت قائمة المراجعة هي المفتاح. السعي إلى أتمتة بنسبة 100% كان سيستغرق أشهراً؛ أما 85% تلقائياً مع تحقق بشري يستغرق ثانيتين فقد أُنجز في أربعة أسابيع ويحظى بثقة أكبر من الفريق.